Un artículo publicado en el Wall Street Journal «Stop Using Excel, Finance Chiefs Tell Staff.»¹, «Deje de usar Excel, los líderes financieros dicen a los Staffs» en traducción al español, informó que los jefes financieros dicen a sus empleados para no perder tiempo exportando, importando y manipulando datos, pero que deben centrarse en lo que los datos están diciendo. Si este consejo funciona para el mercado financiero, también será una valiosa sugerencia para la mejora en el control de proceso y calidad en la industria.

Ya estamos en el momento de abandonar nuestros registros en papel y hojas de control para enfocarse en el análisis e información que los datos transmiten. Entonces, ¿cómo hacer para enfocar nuestros esfuerzos para el conocimiento y dejar de perder tiempo con la manipulación de datos?

 

Inversión correcta

Necesitamos empezar a renunciar a nuestros viejos hábitos de registros en papel y planillas en Excel, y empezar a invertir en soluciones que ofrecen los datos de la manera y la hora que deseamos ver. Es decir, necesitamos parar de gastar dinero con sistemas “baratos”, pero que resultan en gastos que a veces pasan desapercibidos, y hacer la inversión en sistemas que realmente serán utilizados para obtener información y conocimiento.

Para probar el punto contrario a los «registros en papel son más baratos», además de muchos peligros que estas formas en papel representan, vamos a traer la realidad de un cliente en el área de alimentos que trabajaba con registros en papel.

Con la migración de los registros de checklist, control de calidad y control de producción en papel para un sistema centralizado y automatizado, nuestro cliente ha tenido éxito en reducir en más del 80% el tiempo para la consulta de lotes, además de obtener información más confiable y disminuir espacio para el almacenamiento físico.

Vea las principales mejoras en el control de proceso con la automatización de los datos para el cliente:

• Disminución de tiempo para consultar registros
• Disminución de espacios para el almacenamiento físico
• Mayor confianza en los datos
• Toma de acción rápida y certera

 

Interfaz simple y amigable

Otro consejo para la mejora del control de proceso es buscar sistemas que tengan una interfaz sencilla, amigable y configurable para su realidad. Estos sistemas permiten la inversión del  tiempo en el análisis de los datos en lugar de perder tiempo buscando datos y organizando hojas de cálculo.

¿Cuánto tiempo necesitas para aprender a usar aplicaciones como Facebook, Instagram y Waze? Creo que no más que un día. Y después de algún tiempo de uso, ya empieza  a distribuir consejos de uso para los amigos, o también pasa por todo el proceso de explicación para un pariente que empezó a utilizar estas «nuevas tecnologías» recientemente. El argumento es que en una tarde ya es posible salir usando estas aplicaciones y sacar provecho de las informaciones disponibles.

Ahora, ¿quién ya hizo un curso rápido de Excel y logró establecer una conexión con una base de datos para poner a disposición los datos de otro sistema en sus planillas dinámicas? No es fácil encontrar a alguien así. Esta es una gran diferencia entre software con interfaz sencilla y amigable, que le permite aprender rápidamente, de los complejos software que requieren mucho tiempo para entender su funcionamiento y obtener la información deseada.

Con el InfinityQS ProFicient SPC MI usted tiene disponible un software de Control Estadístico de Proceso y Control de Calidad completamente configurable para su entorno de producción, con información en tiempo real y una interfaz desarrollada para ser utilizada en el piso de fábrica. Con informes, gráficas y filtros de datos fácilmente configurables usted podrá enfocar todo su tiempo en el análisis y no más en la manipulación de los datos.

 

Recolección de datos automatizada

La recolección de datos automática ahorrará tiempo y garantizará una información más confiable y en tiempo real, vea más ventajas acerca de la recopilación automática. Opte por un software con recopilación de datos automáticos y que procese la información de la forma que usted necesita.

El SaaS (Software as a Service, siglas en inglés) es una gran opción para agilizar la implantación de un sistema que atienda a sus necesidades. Con este tipo de servicio, puede obtener información centralizada y disponible en informes, gráficas y Dashboards de la manera que desea ver. Sin perder tiempo con la manipulación de datos, podrá concentrar tiempo y energía en investigar lo que los datos están diciendo y actuar de manera certera.

 Un ejemplo de este software es el LiveMes, una plataforma de gestión en la nube, que captura datos de producción y ofrece esta información de la manera que usted necesita visualizar para aplicar la mejora en el control de proceso.

Capacitación del usuario

Varios clientes ya preguntaron cuál es la gran dificultad en realizar una implementación de un nuevo sistema, la respuesta es rápida y simple: ¡Es el miedo del desconocido!

El miedo de adaptarse a los cambios interfiere directamente en la aceptación del software, si los usuarios están bien capacitados e instruidos este miedo no debe durar mucho tiempo. Después de la familiaridad con el desconocido surge la necesidad de utilizar el nuevo sistema, generando naturalidad en la realización de los registros y los datos son confiables para obtener la información.

 Por más simple que un software sea todavía es necesario capacitar a los usuarios. Cuanto más amigable la interfaz del sistema más rápido será para explicar con detalle su uso, cuál es el objetivo de su uso y cuáles son las mejoras y beneficios que traerá. Es necesario mostrar que los cambios son buenos y que van a facilitar el trabajo antiguo, hasta que el nuevo sistema se convierta en un hábito.

 

Mejora en el control de procesos

Después de la inversión en el sistema correcto y la capacitación de los empleados sólo falta utilizar el sistema y obtener el beneficio de una inversión bien hecha. Facilidad en apuntes, Dashboards que muestran la situación real de su proceso e indicadores que te encaminan a una toma de acción certera son algunos de los principales beneficios que podrá disfrutarse y aplicar en la mejora en el control de proceso. Busque un software que sea sencillo, configurable para su realidad y que devuelva la información que necesita.

HarboR trabaja con diferentes softwares para piso de fábrica que pueden ayudarle en sus necesidades y son adaptables a su realidad.

 

Nuestro aliado InfinityQS International también está de acuerdo con este consejo para controlar el proceso y ha publicado su punto de vista sobre abandonar papeles y planillas en la manufactura.

1 Stop Using Excel, Finance Chiefs Tell Staffs, by Tatyana Shumsky. Wall Street Journal.