De acordo com a ISO 9000:2005 as auditorias da qualidade são usadas para determinar em que grau os requisitos do sistema de gestão da qualidade foram atendidos. Elas avaliam os sistemas de qualidade utilizados para validar sua eficácia e encontrar pontos de melhoria da qualidade em processos, produtos ou serviços.

Devido a sua importância para o gerenciamento da qualidade, o momento da auditoria pode ser sinônimo de pânico. Para te ajudar com dias de auditorias mais tranquilos vamos levantar 5 Passos para uma Auditoria da Qualidade Tranquila:

 

1. Conhecimento do sistema de qualidade

Independente do seu sistema de qualidade ser computadorizado ou não, conhecer o sistema onde seus dados de qualidade são registrados é essencial para manter a calma na hora da auditoria. Saber onde procurar e como exibir os dados registrados irá economizar tempo e dor de cabeça durante a explanação das informações.

Sistemas de qualidade computadorizados, por exemplo o InfinityQS: software de gerenciamento de qualidade e implantação de CEP, permitem armazenar seus dados de qualidade pelo período de tempo desejado. Porém, é preciso saber qual relatório, gráfico ou tabela utilizar para visualizar seus dados da melhor maneira. Além de saber como visualizar os dados, também é necessário saber qual a combinação dos dados que devem ser exibidos para visualizar somente o necessário.

Por isso a importância de realizar treinamentos sobre o software ou outro sistema utilizado, desta forma você não terá dúvidas ao precisar resgatar dados históricos durante uma auditoria. Outro ponto importante é manter-se atualizado de qualquer alteração realizada no sistema, mantenha um controle de ajustes no sistema para que uma mudança realizada por uma pessoa possa ser reconhecida por qualquer usuário. Procedimentos operacionais padrões também ajudam a manter a calma quando for necessário utilizar o sistema durante períodos conturbados.

 

2. Cadastro de itens atualizados

Você já desenvolveu uma apresentação e somente no momento de apresentá-la para o público notou que alguns dados estavam desatualizados?

• Se sim, você sabe como se perde a credibilidade das informações quando isto acontece.
• Se não, vamos te ajudar a continuar fora desta situação.

Durante uma auditoria da qualidade tenha a certeza de que os cadastros dos seus dados mestres estejam atualizados.

Uma dica para manter os dados atualizados é seguir uma rotina de atualização. Assim que um ajuste é realizado em um cadastro, seja de limite de especificação, um produto que saiu de linha ou um novo produto que irá entrar no seu catálogo, faça uma atualização em todos os sistemas que utilizam estas informações. Não deixe para atualizar os dados somente quando for utilizá-los, pois você pode deixar passar despercebido informações desatualizadas.

Se você utiliza o software InfinityQS, temos uma dica fácil para te auxiliar a organizar seu banco de dados e não deixar mais disponíveis produtos que não são mais produzidos.

 

 3. Plano de causas e ações

Mantenha o seu sistema da qualidade atualizado com os registros de causas atribuíveis e ações corretivas para as não conformidades. Saiba onde encontrar estas informações para justificar as ações tomadas durante as resoluções de problemas. Além de registrar os eventos ocorridos, é importante conseguir comprovar a eficácia das ações tomadas.

Com o InfinityQS você consegue gerenciar o Workflow (fluxo de trabalho) para a sua linha de produção com o tratamento de não conformidades através dos registros de causas atribuíveis e ações corretivas. Para facilitar o gerenciamento dos eventos do seu processo, é possível criar Diários de Bordo com o resumo de todas as não conformidades da sua produção e Gráficos de Pareto que permitem avaliar a eficácia e reincidência das ações tomadas.

 

4. Rastreabilidade de informação

A rastreabilidade de informação durante uma auditoria facilita na identificação de modificações ao longo da utilização do sistema. Ou seja, quanto mais fácil de identificar o responsável, horário e motivo das alterações no sistema, mais fácil será para entender a situação atual e justificar os ajustes realizados. Você pode ler mais sobre sistemas de rastreabilidade no post Rastreabilidade no chão de fábrica – Por que fazer?

Com o InfinityQS você consegue obter a rastreabilidade do seu processo produtivo e a rastreabilidade de alterações do sistema. A rastreabilidade da produção é obtida através de informações de produto, processo/máquina, hora, lote, ordem, funcionário, fornecedores e outras características adicionais que permitam traçar quais etapas que o seu produto passou durante o processo produtivo. As informações do sistema são rastreadas com o registro do usuário e da hora de qualquer alteração do sistema, permitindo a identificação de quem e quando esta modificação aconteceu.

 

5. Segurança do sistema

Utilize um sistema de qualidade que permita trabalhar com diferentes permissões de acesso para diferentes usuários. Esta segurança garantirá que apenas usuários qualificados poderão realizar determinadas modificações no sistema, enquanto outros usuários só terão acesso à visualização e inserção de novos dados.

Por exemplo, no seu sistema de qualidade você pode ter os seguintes usuários do sistema:

• Administrador: permissão para alterar os cadastros do sistema (limites de especificação, limites de controle, cadastro de produtos, etc)
• Básico: permissão para inserir dados de coletas no sistema, não sendo possível realizar modificações do que já foi configurado.
• Visualização: permissão para visualizar e analisar os dados do sistema, sem permissões de adicionar ou modificar qualquer informação do sistema.

Com o software InfinityQS você possui esta facilidade no seu sistema de qualidade, além de ser suportado integralmente pela norma “FDA 21 CFR Part 11 – Electronic Records, Electronic Signatures”, garantindo a segurança dos registros e assinaturas eletrônicas. O InfinityQS também permite que um usuário consiga assinar registros que necessitam de verificações mais críticas – saiba mais em nosso post “Como o supervisor assina os registros utilizando o InfinityQS?”.

 

As auditorias da qualidade ajudam na identificação de pontos de aperfeiçoamento da qualidade e de melhoramento contínuo da sua empresa, por tanto estar preparado para “enfrentá-las” é fundamental.

E você, possui outra dica para ficar tranquilo durante os dias de auditoria? Compartilhe conosco suas experiências!